Abstract
El crèdit constitueix l'essència del desenvolupament econòmic; sense el crèdit seria impossible l'existència del comerç ja que aquest subsisteix gràcies al crèdit. El crèdit comercial, també denominat crèdit interempresarial o "trade credit", és el crèdit que es concedeixen les empreses no financeres entre si i representa un canal de finançament bàsic al marge dels tradicionals circuits bancaris. El crèdit comercial se sol concedir de manera informal a través d'ajornaments del pagament d'una transacció sobre béns o serveis, en la qual el venedor actua "de facto" com prestador i el comprador com prestatari. El credit management té com a missió l'atorgament, gestió i control del crèdit comercial.
La importància del crèdit comercial a l'economia
Els experts defineixen el crèdit interempresarial com un canal de finançament extra bancari a curt termini que permet la desintermediació financera. En aquest sentit, aquelles empreses amb més capacitat per accedir als mercats de crèdit poden actuar com a finançadors dels seus clients a través del cobrament ajornat. Els crèdits comercials que atorguen els proveïdors són un clar fenomen d'extra bancarització financera i es caracteritza per ser una activitat d'ampli espectre i gran tradició en la major part dels països i en particular a l'Estat Espanyol. El desenvolupament del crèdit interempresarial tendeix a ser major en un context de mercats de capitals imperfectes, o de restriccions del finançament de l'actiu circulant de les empreses, en els quals el cost de finançament d'un deutor individual pot variar en funció de la seva solvència. També quan s'endureixen les condicions per obtenir crèdit o el cost del finançament, és a dir el tipus d'interès per obtenir passiu a curt termini dels bancs augmenta. La importància del crèdit comercial a l'economia
Els experts defineixen el crèdit interempresarial com un canal de finançament extra bancari a curt termini que permet la desintermediació financera. En aquest sentit, aquelles empreses amb més capacitat per accedir als mercats de crèdit poden actuar com a finançadors dels seus clients a través del cobrament ajornat. Els crèdits comercials que atorguen els proveïdors són un clar fenomen d'extra bancarització financera i es caracteritza per ser una activitat d'ampli espectre i gran tradició en la major part dels països i en particular a l'Estat Espanyol. El desenvolupament del crèdit interempresarial tendeix a ser major en un context de mercats de capitals imperfectes, o de restriccions del finançament de l'actiu circulant de les empreses, en els quals el cost de finançament d'un deutor individual pot variar en funció de la seva solvència.
També quan s'endureixen les condicions per obtenir crèdit o el cost del finançament, és a dir el tipus d'interès per obtenir passiu a curt termini dels bancs augmenta.
L'aspecte menys positiu del crèdit entre empreses és que sempre tanca un element de risc d'impagament en fer-se les empreses concessions de crèdits entre unes i altres sota criteris no financers. Aquesta situació pot provocar en una conjuntura econòmica de recessió el tan temut efecte de l'incompliment dels seus compromisos de pagament. Per això el crèdit porta amb si l'eventualitat de la pèrdua parcial o total del seu import, per no fer-se efectiu el pagament al seu venciment, per insolvència del deutor o per intencionalitat del morós. Aquesta contingència constitueix un risc que si no fos contrarestat d'alguna manera, salvaguardant l'interès del proveïdor, obligaria a efectuar les operacions comercials al comptat, amb l'evident restricció mercantil que això significaria. Ara bé, les empreses adopten sistemes crediticis per disminuir el risc tenint en compte que qualsevol procediment que redueixi el risc produeix l'efecte d'ampliar encara més el crèdit, i per tant, d'ampliar les transaccions comercials.
El cost invisible de les vendes amb pagament ajornat
Tota venda a crèdit implica un risc d'impagament, però també un cost financer. Generalment les empreses detecten de seguida i es preocupen pels incompliments de pagament dels seus clients, ja que són conscients de l'impacte que un crèdit fallit suposa per al compte de resultats. No obstant això, el cost financer de les vendes a crèdit passa desapercebut per a moltes companyies, així com el cost de la morositat dels seus clients, entenent com morositat el retard en l'abonament de les factures i no l'incompliment definitiu de l'obligació de pagament.
El crèdit a clients: una inversió important
Tota venda a crèdit és una inversió per a l'empresa proveïdora; inversió que queda materialitzada en l'actiu circulant i més concretament dins el realitzable. Però cap empresa disposa de recursos financers il·limitats o de recursos sense cost per invertir-los en les seves activitats. Les empreses es troben davant d'una multitud de necessitats d'inversió dels seus recursos econòmics que van des de les activitats de recerca i desenvolupament fins a la compra de matèries primeres, passant per l'adquisició de béns d'equip i d'aplicacions informàtiques. No obstant això, una de les inversions més importants -i en moltes ocasions la més important- que fan les empreses és la realitzada en els comptes de clients. Paradoxalment són moltes les companyies que no són conscients de la importància que té en la seva activitat empresarial la inversió en aquells actius circulants que representen drets de cobrament. Així mateix, molts empresaris equiparen facturar a cobrar, com si el cobrament es produís automàticament després d'emetre la factura amb només esperar al seu venciment.
Aquestes mateixes empreses demostraran un gran interès per rendibilitzar les inversions en actius immobilitzats -instal·lacions tècniques, béns d'equip, maquinària, hardware, software i en racionalitzar les compres de matèria primera, però en canvi no manifestaran cap cura per les inversions en clients per vendes o prestacions de serveis. Les empreses solen prendre tot tipus de precaucions per conservar i assegurar contra tot tipus de sinistres i riscos els seus actius immobilitzats -naus industrials, instal·lacions, béns d'equip, maquinària, vehicles-així com els actius circulants consistents en existències, productes acabats i matèries primeres . En canvi, les companyies no solen tenir la mateixa diligència amb les inversions realitzades en comptes de clients, tot i que és la inversió més difícil de controlar, ja que -contràriament a la resta dels actius fixos i circulants que es troben en poder de l'empresa- és un actiu que es troba totalment en mans de tercers (els clients i deutors). L'empresa proveïdora es troba en total dependència de la bona voluntat dels clients, els quals tenen en el seu poder la decisió -i la iniciativa- de pagar o no pagar els dèbits.
El dilema econòmic fonamental d'una empresa que ha d'invertir recursos en comptes de clients consisteix a assignar els recursos disponibles a crèdits comercials que resultin rendibles, és a dir que les inversions proporcionin no només un benefici, sinó que a més aportin una rendibilitat suficient a la empresa . No serveix de res facturar molt si després les vendes realitzades no són rendibles o fins i tot proporcionen pèrdues. No obstant això, l'elecció no sempre és fàcil, ja que hi ha sempre el factor risc, o sigui que es produeixi una pèrdua econòmica en resultar fallida la inversió. En les transaccions comercials a crèdit sempre hi ha una incertesa de cobrament -la possibilitat de resultar definitivament incobrable l'operació comercial a causa d'una insolvència definitiva del comprador-dels crèdits concedits a clients o també -i igualment important- que es produeixi un retard en el pagament per un compliment tardà de l'obligació per part del client. La demora en el pagament i el consegüent retard per a l'empresa proveïdora a percebre la quantitat corresponent al dèbit, pot suposar la pèrdua del benefici esperat en l'operació comercial o una important disminució en la rendibilitat prevista.
D'una banda, les empreses han de saber triar sàviament als futurs clients i controlar els seus clients habituals si volen obtenir una bona rendibilitat dels seus capitals invertits en partides de clients. D'altra banda, una política de crèdits excessivament rigorosa frenarà les vendes i impedirà que l'empresa arribi a la xifra de negocis adequada. L'elecció dels clients i el crèdit que se'ls pot concedir són decisions importants, ja que l'empresa proveïdora ha d'intentar assegurar el bon fi de les operacions comercials i conèixer les utilitats produïdes per cada nova transacció. La gestió integral del crèdit a clients -que constitueix sense cap dubte la part més important del realitzable en l'actiu d'una empresa-és l'àrea de gestió que és responsabilitat exclusiva del credit management. Aquesta disciplina té assignada la important missió de gestionar adequadament els comptes de clients, transformant-les en disponible i obtenint una bona rendibilitat.
No sempre és cert que com més vengui una empresa, més beneficis obté
Són moltes les empreses que sota una visió simplista consideren que la funció primordial que han de desenvolupar és vendre el màxim possible. Per a aquestes empreses l'única cosa important és aconseguir facturar molt i mentre que les vendes vagin bé, l'empresa va bé. No obstant això, aquestes empreses s'obliden d'una qüestió primordial: el cobrament de les vendes. La venda que no es cobra en lloc d'aportar un marge comercial provoca una pèrdua pel total del cost del producte venut i provoca el lucre cessant del benefici esperat. Si el cost dels béns venuts és elevat, les vendes no cobrades produiran un elevat menyscapte econòmic a l'empresa.
Els factors que condueixen al fracàs a empreses exitoses
Amb certa freqüència passa que empreses que han assolit un notable èxit en l'àrea de màrqueting i han aconseguit un bon nivell de vendes presenten suspensió de pagaments o han de cessar en les seves activitats empresarials. L'explicació a aquest inesperat fracàs empresarial està en que aquestes empreses han descuidat el crèdit atorgat als clients i el cobrament de les seves vendes. Aquesta circumstància els ha provocat seriosos problemes de liquiditat, crisi de tresoreria, problemes per finançar el seu realitzable i finalment una situació d'insolvència transitòria. Cal no oblidar que un dels factors clau per a la bona marxa de les empreses és la capacitat que tenen en generar tresoreria, i aquesta capacitat és directament proporcional a l'eficàcia de les companyies en la gestió del realitzable.
El principi del fet financer en contraposició a l'econòmic
Pel que fa a les operacions comercials, la comptabilitat i per tal de mostrar la imatge fidel de l'empresa, estableix el principi de meritació. Aquest principi comptable estableix que el fet econòmic -la imputació dels ingressos s'ha de fer en funció del corrent real de béns i serveis amb independència del moment en què es produeixi el corrent monetària-, ha de prevaler sempre sobre el fet financer (el cobrament efectiu de l'operació)
Per tant, per a la comptabilitat la prioritat és registrar l'existència d'una operació econòmica independentment del fet del seu cobrament real. Per contra, en la gestió de crèdits comercials predomina el fet financer sobre el comptable, ja que l'important per al credit management és la transformació dels drets de cobrament en diners. Per a conseqüència un bon comptable no ha de ser necessàriament un bon credit manager (gerent de crèdits), ja que per al responsable de crèdits i cobraments el més important és convertir els comptes de clients en disponible, i fer-ho en el menor termini possible.
Per al credit management les prioritats són:
• Cobrar puntualment l'operació mercantil
• Reduir el període mitjà de cobraments del client
• Garantir constantment l'entrada dels fons en la tresoreria
• Evitar impagaments i crèdits fallits
La gestió activa de cobraments com a principi de la política financera
Cal tenir en compte que un dels principis més universals de la bona gestió financera està basat en l'axioma que el mesurament del valor d'una empresa s'efectua millor avaluant els fluxos de tresoreria que calculant els beneficis comptables. Per tant, a l'hora de mesurar la riquesa d'una empresa, la millor magnitud que es pot emprar és el flux de caixa i no el benefici comptable. L'empresa rep els fluxos de tresoreria i pot reinvertir en el negoci; però, els beneficis comptables es comptabilitzen quan es perceben, en comptes de fer-ho quan el diner està realment disponible per a l'empresa. Conseqüentment és més vàlid fer la valoració d'una empresa utilitzant les entrades de tresoreria (concepte dinàmic) que el benefici (concepte estàtic) que proporciona el negoci. A més, el benefici generat és una magnitud molt més manipulable que els fluxos de caixa.
Un altre dels axiomes més importants en finances és el principi del valor temporal dels diners. Aquest axioma afirma que el valor del diner minva amb el pas del temps, i que, per tant, un euro rebut avui, té més valor que un euro percebut en un moment futur. D'una banda, aquest principi està sustentat per la rendibilitat que es pot obtenir dels diners rebuts avui, -per exemple, en forma d'interessos si s'inverteix adequadament el capital per tant, si no es rep els diners es sacrifica el potencial de benefici d'un euro obtingut avui. D'altra banda, hi ha el fenomen de la inflació, que fa perdre valor a les unitats monetàries, de manera que la unitat monetària percebuda en el futur, tindrà menys valor que aquesta mateixa unitat monetària rebuda avui. Per conseqüència aquest concepte del valor temporal dels diners és fonamental en la bona gestió financera, i ha d'estimular a les empreses a rebre els diners el més aviat possible.
La liquiditat; punt clau per a la supervivència dels negocis
Totes les empreses necessiten liquiditat, com un automòbil necessita el combustible per mantenir el motor en funcionament i poder circular. No obstant això, els impagats són com pèrdues del carburant que perjudiquen la velocitat de circulació i seguint el símil, els incobrables són fuites de gasolina tan importants que han de ser tallades de seguida per evitar que el motor es quedi sense combustible i s'arribi a parar. Per aquests motius cal que els fluxos de cobrament funcionin bé i que vagin injectant constantment i en abundància diners a la tresoreria, de manera que, si les empreses obtenen liquiditat constant, marxaran bé. Per contra, quan una empresa no aconsegueix cobrar puntualment les seves factures (per culpa de la morositat dels seus clients) no podrà atendre les seves pròpies obligacions de pagament i la seva tresoreria entrarà en crisi. A més, quan es produeixen increments de les necessitats de tresoreria provocats per uns terminis de pagament prolongats, les empreses han de buscar recórrer a tercers per obtenir els mitjans financers necessaris. Un altre punt és que, en moltes ocasions, els crèdits incobrables provoquen a l'empresa afectada unes pèrdues econòmiques tan importants, que la seva solvència a curt termini es veu afectada. I en el pitjor dels casos els fallits poden obligar la companyia a cessar definitivament les seves activitats empresarials.
De manera que la gestió activa dels cobraments permet que les empreses rebin un constant i abundant flux de tresoreria; diners que poden reinvertir en l'empresa i per tant no han de recórrer al finançament extern. Per la qual cosa un flux de tresoreria quantiós assegura una bona salut financera a les empreses. I a més evita que aquestes hagin de recórrer a fonts de finançament temporal, amb la qual cosa s'aconsegueix un estalvi considerable d'interessos financers.
Els reptes en la gestió del crèdit de clients
En aquests últims anys la insolvència dels clients ha provocat la desaparició de desenes de milers d'empreses ja que han estat víctimes dels impagaments dels seus deutors. Actualment la morositat i els impagats comercials constitueixen la principal causa del tancament d'empreses. A més, centenars de milers d'empreses són penalitzades en els seus resultats econòmics i el seu desenvolupament per la morositat dels seus clients. El retard en el pagament de les factures és un dels principals factors que provoquen greus tensions de tresoreria i que han de pal·liar-se amb crèdits bancaris a curt termini; passiu a curt termini que és difícil d'obtenir en èpoques de crisi i que si s'aconsegueix contribueix a minvar els beneficis i la rendibilitat.
Ara bé, els impagats no s'han de veure com una fatalitat sinó com el fruit d'una mala gestió per part de l'empresa creditora ja que hi ha diverses solucions per a prevenir-los, gestionar-los i recuperar-los. Cal fer notar que en els EUA fa més d'un segle es va crear una nova disciplina en les ciències empresarials: el credit management, a la qual es va encomanar la gestió integral del crèdit a clients. Bàsicament el credit management té com a missió investigar la realitat financera del futur client, concedir-li el crèdit adequat a la seva capacitat de pagament i fer-li respectar els compromisos adquirits. El credit management és el guardià de la tresoreria de les empreses i el protector de la rendibilitat dels negocis.
Introducció al credit management i a les funcions del credit manager
Cap comerciant en el seu sa judici deixaria mil euros a un perfecte desconegut que hagués entrat per primera vegada en el seu establiment i li demanés aquesta quantitat. El bon comerciant es negaria a prestar-li aquest import per molt que el subjecte prometés de forma solemne tornar d’aquí a un parell de setmanes tota la quantitat de diners prestada fins a l'últim cèntim. No obstant això, les empreses, per poder comercialitzar els seus béns, han de donar crèdits de milers d'euros a clients que amb prou feines coneixen i ajornar el cobrament dels dèbits diversos mesos, però sense tenir garanties de cobrar els deutes al seu venciment. Per tant, les empreses proveïdores de béns substitueixen la funció bancària en concedir finançament econòmic als clients, però sense que puguin tenir els avantatges de les entitats bancàries; avantatges com els contractes intervinguts per fedatari públic, les possibilitats de resolució del contracte en cas d'incompliment i execució del deute impagat, l'obtenció de garanties i el disposar d'una eficaç protecció jurídica davant els impagaments.
En la majoria dels casos les empreses subministradores han de concedir crèdits comercials sense altra garantia que la promesa de pagament del comprador i si al final de tot no aconsegueixen cobrar els seus diners, el resultat serà tan desastrós com regalar diners al primer desconegut que entrés en el establiment. Quan un proveïdor realitza la venda d'un producte a crèdit i concedeix un ajornament de pagament al comprador, ho fa amb la intenció d'obtenir un marge comercial com a diferència entre l'import de la venda i el cost del producte venut.
No obstant això, moltes empreses no són conscients del risc que assumeixen en vendre a crèdit, ja que sempre hi ha la possibilitat que el client no pagui al venciment de la factura. En cas que això passi el menyscapte econòmic per a la companyia pot ser considerable. Però a més hi ha un fet que en moltes ocasions el proveïdor no controla correctament: en vendre a crèdit l'empresa proveïdora incorre en un cost financer que varía en funció del cost dels diners, el termini de pagament i l'import del crèdit concedit.
Per tant, tota operació comercial amb pagament diferit implica una reducció del marge comercial de la venda, circumstància que sovint no es té en compte i l'efecte acumulatiu minva considerablement el resultat net de les companyies. Moltes empreses no tenen la capacitat financera necessària per a suportar el cost financer directe de les vendes a crèdit i moltes transaccions comercials amb pagaments ajornats no són rendibles a causa del cost financer que ha de suportar el proveïdor. I sobretot durant les èpoques en què el cost dels diners és elevat, els proveïdors han de calcular acuradament els costos financers de les vendes a crèdit. I la mateixa recomanació s'ha de fer a les empreses que subministren a crèdit en períodes amb elevada inflació. En concedir crèdits als seus compradors, les empreses han de renunciar a la liquiditat a canvi d'invertir en els seus clients, traslladant en el temps l'obtenció dels diners corresponents a les transaccions comercials efectuades. Per tant, les empreses que venen a crèdit realitzen una inversió amb la intenció d'obtenir una recompensa econòmica en el futur. Per descomptat les empreses han de procurar que el termini transcorregut des de l'operació comercial fins a l'ingrés dels fons obtinguts per la mateixa sigui el menor possible i que el benefici aconseguit faci rendible la transacció.
Les empreses que concedeixin crèdit han de ser conscients que els saldos de clients són la partida que llasta en major grau la tresoreria i que representa un continu drenatge de liquiditat. Les empreses que atorguen crèdits als seus compradors se solen haver de endeutar amb tercers per poder finançar les inversions en saldos de clients ja que no disposen de suficient fons de maniobra per finançar les necessitats de fons que suposen les vendes a crèdit. Els comptes de clients representen una de les inversions més importants de l'actiu de les empreses i en moltes ocasions són el primer ús de fons de l'empresa. Per tant, les empreses que venen a crèdit han de suportar els costos financers que suposen la inversió en comptes de clients pendents de cobrament, ja que en general les companyies no disposen de recursos propis -o de recursos financers bàsics- suficients per finançar la massa que representen els drets de cobrament a clients i han de recórrer al crèdit bancari.
Una altra conseqüència és que l'empresa que concedeix crèdit comercial haurà de suportar les despeses d'administració, gestió i cobrament dels crèdits a clients. Entre aquestes despeses hi ha els costos de personal del departament de crèdits, el temps que han de dedicar els directius a qüestions relacionades amb el crèdit, els sistemes informàtics, el cost dels informes sobre els futurs clients, i els altres costos tècnics.
El diner amb el pas del temps canvia de valor
Un principi que cal tenir en compte -i molt més en cicles econòmics inflacionistes- és que el diner té un valor canviant en el temps i ha de ser considerat com un valor relatiu i mutant. Una màxima en finances diu: "el diner amb el pas del temps perd valor" (i com més inflació, més valor perd); per tant, una unitat monetària rebuda avui val més que la mateixa unitat monetària rebuda dins un mes. El que importa dels diners és el seu poder adquisitiu; per tant, no és el mateix disposar avui de deu mil unitats d'una determinada moneda que -per exemple- poder fer-ho d'aquí a mig any. La inflació, l'augment dels preus i les fluctuacions de les monedes poden canviar després dels sis mesos el valor de les deu mil unitats monetàries, depreciant-lo quantiosament (pensem en un país com Veneçuela amb l'elevat índex d'inflació i els tipus d'interès pels núvols). Un altre punt és que l'empresa creditora pot rebre interessos sobre els diners rebuts avui o els pot invertir en projectes empresarials i obtenir un rendiment.
Per tant, en alguns contextos econòmics -per exemple durant processos inflacionaris o de devaluació de la moneda- el proveïdor que concedeix un crèdit durant un període de temps prolongat s'exposa a que quan el client liquidi finalment l'import ajornat, el valor dels diners haurà sofert una pèrdua important, minvant considerablement la rendibilitat de l'operació comercial. Per tant, els proveïdors hauran de tenir en compte el factor de la inestabilitat del valor dels diners en fer qualsevol classe d'operacions amb pagament ajornat i tenir prevista la possible depreciació de la unitat monetària utilitzada.
El principi essencial de la concessió del crèdit comercial
Un axioma en la concessió de crèdits és que el creditor ha de tenir confiança en la promesa de pagament del deutor. La base de la concessió d'un crèdit comercial és la confiança que el proveïdor té, no sols en la promesa, sinó també en la solvència econòmica i moral del client. Per aquest motiu és clau l'opinió que aquest proveïdor tingui sobre la capacitat del deutor de complir puntualment els compromisos econòmics. Si no hi ha confiança és inconcebible que un proveïdor pugui concedir crèdit comercial a un comprador ja que la concessió del crèdit es basa en la confiança.
Els criteris de concessió
El proveïdor ha de concedir el crèdit al comprador basant-se en l'opinió existent sobre la seva solvència, situació econòmica, honorabilitat i reputació. Si un comprador objectivament -i en vista de informació fiable- no mereix crèdit, és millor plantejar-li altres alternatives comercials -com oferir un descompte per pagament al comptador en lloc de cedir a les pressions comercials i concedir-li un crèdit ja que l'argument clàssic dels venedors és que, si no se li dóna la possibilitat de comprar amb pagament ajornat, segur que una altra empresa del sector sí ho farà i es perdrà una venda. El raonament del departament comercial és que com a conseqüència de denegar aquesta classe de crèdits es perd quota de mercat i s'enforteix a la competència, i que per tant cal atorgar el crèdit i assumir el risc. Aquest argument no és vàlid ja que el client insolvent acabarà impagant i per tant provocant pèrdues al subministrador de béns o serveis que li ha venut a crèdit, per tant els competidors a curt o mitjà termini sortiran perjudicats i patiran pèrdues econòmiques per vendre a clients poc solvents.
Les contingències del crèdit comercial
En un marc ideal el proveïdor que concedeix un crèdit comercial a un client hauria de tenir la seguretat que la situació econòmica i les condicions morals d'aquest li faculten plenament per ser mereixedor d'un ajornament en els pagaments. No obstant això en la pràctica mercantil és molt difícil -per no dir impossible- tenir la certesa absoluta que un client realitzarà el pagament de la totalitat del deute en la data pactada, ja que sempre hi ha factors imprevistos o fets fortuïts -deixant a part la intencionalitat del deutor- que poden malmetre una operació comercial i deixar al creditor sense cobrar. El client més solvent pot convertir-se de la nit al dia en insolvent a causa de factors externs que modifiquin la seva capacitat de pagament o la seva situació financera.
L'assumpció de riscos
Per aquest motiu qualsevol concessió d'un crèdit implica assumir un risc ja que encara que l'expectativa del creditor és que rebrà l'import que se li deu en la data prevista, sempre hi ha la incertesa -per petita que sigui- de la bona fi de l'operació. Així mateix, hi ha empreses que assumeixen un major nivell de riscos concedint conscientment crèdits a clients menys solvents ja que segueixen una estratègia empresarial determinada. Si aquestes estratègies de riscos funcionen poden aportar beneficis, però en cas contrari provoquen importants pèrdues econòmiques.
El crèdit a clients com a inversió
El precepte que han de seguir les empreses és que el crèdit comercial és una inversió que fan les empreses i per tant com tota inversió ha de proporcionar una rendibilitat i ha de suposar un risc mínim. Per tant només es pot vendre a crèdit si l'operació és rendible i el creditor té un nivell suficient de seguretat i confiança que cobrarà al venciment de les factures. En cas que la transacció comercial no sigui rendible o que el client no mereixi un nivell mínim de confiança, és millor renunciar a la venda. Per aquest motiu és convenient que les empreses que venen a crèdit als seus clients desenvolupin la seva pròpia estratègia de riscos i defineixin unes polítiques de crèdit que protegeixin la inversió en clients.
El risc derivat del crèdit comercial
Un principi bàsic de la gestió empresarial és que tota venda a crèdit implica la contingència que es produeixi una pèrdua derivada de l'impagament definitiu -una fallida- del dèbit per part del deutor. A aquest risc cal afegir l'eventualitat que el creditor hagi de suportar el cost financer que suposa una mora per part del deutor en el compliment de l'obligació de pagament (o sigui quan el client morós finalment paga el dèbit, però ho fa massa tard ).
Per aquest motiu, el plantejament estratègic en la concessió de crèdits és trobar l'equilibri entre la rendibilitat que l'empresa pot obtenir mitjançant la inversió efectuada en crèdit de clients i l'increment dels riscos d'incobrables o dels costos financers causats per la morositat. Per tant, la concessió de crèdits comercials està constantment marcada per la dicotomia risc / rendibilitat. Així mateix, el nivell de risc dels crèdits a clients -deixant a part la solvència del client-està determinada per quatre factors: l'import concedit, el termini de cobrament, les garanties ofertes i el mitjà de pagament escollit.
El crèdit a clients com a inversió en l'actiu circulant
Els deutors comercials i altres comptes a cobrar són una de les partides de l'actiu circulant –compresa dins de l'element d'actiu denominat realizable- que més rellevància té en els balanços de les empreses. Cal no oblidar que una de les inversions més importants que ha realitzat una empresa és la que ha fet en els drets de cobrament immediats o a curt termini, ja que els comptes de clients representen un elevat percentatge de l'actiu total de les empreses i pràcticament la totalitat d'elements patrimonials que figuren al realitzable, és a dir els drets de cobrament de clients. Per aquest motiu és convenient que una inversió que representa un important esforç financer, així com un elevat risc per a l'empresa, ha de ser gestionada per un equip especialitzat.
Conseqüentment tota operació comercial a crèdit implica un risc d'impagament fins que l'empresa creditora ha cobrat íntegrament la totalitat de l'import de l'operació. Així doncs, una empresa que hagi realitzat un volum important de transaccions comercials a crèdit té una part molt important del seu actiu corrent constituïda pels crèdits originats per l'activitat principal de l'empresa. Aquest element patrimonial del realitzable constitueix per a moltes empreses la seva inversió més valuosa, ja que suposa de mitjana el 20% de l'actiu total en el balanç d'una empresa industrial, entre el 60 i el 80% en el balanç d'una empresa de distribució comercial - el percentatge varia segons l'activitat de l'empresa i el seu sector- i representa entre el 90 i el 98% de l'actiu total si es tracta d'una empresa de serveis.
Les inversions en crèdits a clients sempre han de ser rendibles
A més d'una inversió, els elements del realitzable formats pels drets de cobrament sobre tercers constitueixen una ocupació molt important dels recursos a curt termini de les empreses. Per aquest motiu els comptes de clients per cobrar han de ser considerades com una inversió productiva i avaluades amb criteris de rendibilitat com es faria amb qualsevol altra inversió empresarial. L'estudi d'aquestes inversions es basa en buscar un equilibri entre els costos que suposen i els beneficis generats. Les empreses que concedeixen crèdits comercials als seus clients han de conèixer el cost que suposa aquesta inversió i el benefici esperat en el futur. Si el benefici esperat supera els costos, l'operació comercial es pot fer però si els costos són superiors al benefici la transacció no reporta beneficis i ha de ser rebutjada.
El risc creditici ha de ser avaluat i quantificat
El risc que comporten les vendes a crèdit ha de ser mesurat així com el risc que suposa cada client al qual se li concedeix una línia de crèdit. En ocasions el risc és difícil de mesurar, perquè és un concepte que moltes vegades té una forta càrrega de subjectivitat. Les empreses no tenen una bola de vidre màgica que els permeti saber si una operació a crèdit tindrà bon fi. En credit management s’utilitzen mètodes per avaluar i reduir el risc de crèdit, però és impossible garantir que totes les operacions tindran èxit.
No obstant, el credit management fa cas al que diu la saviesa popular: "mai cal posar tots els ous en la mateixa cistella", i procura no concentrar els riscos crediticis amb uns quants clients, sinó que procura diversificar el més que sigui possible. Un principi bàsic en la gestió del risc comercial és diversificar al màxim la cartera de clients i evitar les concentracions de risc amb un sol comprador. Tampoc és convenient que una empresa es converteixi en el principal proveïdor a crèdit d'un client determinat, per això cal evitar que la facturació global amb un comprador (a crèdit) superi el 25% de totes les compres anuals que faci un client al conjunt de proveïdors; per tant és millor "repartir el pastís" amb altres subministradors per minorar el risc.
El crèdit i el cobrament dins el cicle d'explotació
El cicle d'explotació -també denominat cicle de maduració, cicle a curt termini, cicle de l'exercici o cicle comercial, està constituït per una sèrie de processos a través dels quals l'empresa recupera els recursos financers que ha invertit en el seu actiu circulant. El cicle d'explotació és doncs l'interval que transcorre des que es fa una sortida de tresoreria per a la compra de matèries primeres destinades a fabricar el producte objecte del negoci de l'empresa, (o la compra de productes acabats si es tracta d'una empresa comercial) fins al moment en què es recupera els diners invertits mitjançant la venda dels productes fabricats i el seu posterior cobrament als clients que han adquirit aquests productes.
El període mitjà de maduració i el Cicle de Caixa són dos conceptes molt importants en finances operatives. La reducció del Cicle de Caixa és un dels objectius estratègics de la direcció financera i una bona gestió permet augmentar la liquiditat de les empreses i disminuir el seu endeutament amb els bancs. Fa anys es va introduir en les empreses el concepte d'estoc zero, és a dir minimitzar les inversions en matèries primeres i components per a la fabricació, el credit management serveix per aplicar el principi de rebaixar les inversions en crèdits procedents de les vendes de productes o prestacions de serveis. Aquesta reducció no s'ha d'aconseguir disminuint les vendes a crèdit sinó accelerant el procés de cobraments dels saldos vençuts de clients, disminuint el termini mitjà de cobrament, i minimitzant el risc de les operacions a crèdit de manera que el percentatge de crèdits incobrables sigui el més baix possible.
Els tres grans principis de gestió del crèdit de clients.
• Un primer principi a tenir en compte és que generalment un increment de les partides de l'actiu circulant i concretament en el realitzable d'un balanç, sol implicar en la majoria dels casos un increment del passiu circulant. I en la majoria dels casos suposa per a l'empresa proveïdora la necessitat d'obtenir finançament bancari a curt termini amb cost. Cal no oblidar que aproximadament un 50% del valor total dels préstecs bàsics obtinguts per les pimes s'utilitza per sufragar els crèdits comercials. Aquest cost financer no es recupera normalment en la seva totalitat amb el preu de venda ja que no es pot repercutir íntegrament al client, de manera que el proveïdor haurà d'assumir tenint una disminució del seu marge de beneficis. En el millor dels casos si l'empresa prestadora pot immobilitzar fons propis en les vendes amb cobrament ajornat, caldria avaluar el lucre cessant que suposa l'ajornament del cobrament sense compensació financera.
• Un segon factor a tenir en compte és que una massa de realitzable en saldos de clients per cobrar sobredimensionada en el balanç perjudica la imatge financera de l'empresa i deteriora les ràtios en una anàlisi d'estats financers.
• En tercer lloc, mai s'ha de perdre de vista que la rendibilitat d'un negoci depèn de la durada del període de maduració dels diners, és a dir del temps que transcorre entre que els diners surten de l'empresa fins que tornen. El cicle de maduració depèn en gran mesura de la durada de la fase de cobrament a clients. Així mateix, aquesta fase és de gran importància ja que només en aquesta etapa l'empresa pot recuperar les inversions i realitzar beneficis; per tant, les empreses han d’agilitzar els procediments per cobrar els saldos de clients com més aviat i augmentar la rotació del realitzable.
Què implica la concessió de crèdits a clients.
Les empreses proveïdores han de conscienciar-se que quan atorguen ajornaments de pagament als seus compradors, encara que siguin d'un sol dia, estan actuant com banquers, ja que estan concedint l'equivalent a un préstec financer als seus clients. Un préstec que, contràriament als crèdits bancaris, no és remunerat ja que el tipus d'interès que aplica el proveïdor és del 0%; al propi temps és un crèdit que a la majoria de les ocasions no està garantit, de manera que el creditor sempre correrà amb el risc de no cobrar mai. Raó per la qual la concessió de crèdits a clients s'ha de fer sota uns procediments que avaluïn la solvència i capacitat de pagament dels deutors de manera que s'està protegint una important inversió que ha de proporcionar una apropiada rendibilitat. Les empreses posen en joc la seva rendibilitat -quan no la seva pròpia supervivència- en la correcta gestió dels seus comptes per cobrar i han d'adoptar com a decisió estratègica obtenir el màxim rendiment de les seves inversions en clients.
L'actitud de les empreses davant del crèdit
Així mateix, les empreses han de canviar l'enfocament tradicional basat en una mentalitat excessivament comptable del crèdit a clients, que contempla les masses patrimonials formades pels drets de cobrament com un patrimoni de l'empresa que es realitza per sí mateix. Els directius de les empreses han de ser conscients que una visió excessivament comptable de l'administració d'empreses, centrada únicament en controlar les partides del deure i de l'haver i les masses patrimonials de l'actiu i del passiu, no permet obtenir una imatge real del risc creditici i de l'evolució dels cobraments. Moltes empreses adopten l'actitud que l'única cosa que es pot fer amb els comptes de clients és deixar-les madurar, ja que, si s'espera pacientment el moment oportú, per si soles donaran els seus fruits i generaran liquiditat. En canvi, el que deurien fer és incorporar el concepte d'optimització de la gestió dels seus comptes de clients, treballant-constantment per accelerar la seva transformació en recursos líquids i aconseguir d'aquesta manera un increment de la rendibilitat.
Què és el credit management?
Es defineix com a un conjunt de tècniques financeres, comercials i jurídiques que gràcies a una organització especialitzada, concorren a accelerar el cobrament dels comptes de clients, fent que es respectin les condicions de pagament contractuals i preservant els marges de benefici de l'empresa. Al mateix temps el credit management coadjuva a l'increment de la xifra de vendes. No obstant això, és una funció encara poc coneguda en el món empresarial espanyol, ja que encara no s'ha implantat a la majoria de les petites i mitjanes empreses. Únicament les grans empreses -encara que no totes les que haurien- i les companyies multinacionals, tenen implantats departaments de crèdit dins de les seves estructures.
Se sol dir sovint -i erròniament- que la denominació anglosaxona de credit management serveix per identificar una sèrie de funcions existents des de fa ja molt de temps dins de l'empresa, però que en castellà reben altres noms. Per tant s'ha dit -de forma equivocada- que el terme de credit management és un sinònim -tot i ser una paraula anglesa- d'altres denominacions com: "gestió de riscos i crèdits", "administració del crèdit comercial" o " gestió del risc de crèdit de clients ", entre moltes altres. No obstant això, el terme en anglès de credit management no és cap estrangerisme, és a dir una conseqüència més de la moda esnob d'utilitzar paraules angleses per designar funcions que ja tenen un nom equivalent -i perfectament vàlid- en castellà. En realitat, cal recalcar el fet que no s'ha trobat una traducció al castellà -o a qualsevol altre idioma- que sigui satisfactòria i que englobi totalment el concepte de credit management. Per aquest motiu en la majoria dels països s'ha adoptat el terme anglès de manera que s'ha internacionalitzat la denominació per referir-se a aquesta funció concreta.
Així mateix, la denominació de credit management serveix per identificar una activitat que -sota una nova filosofia de gestió i una moderna òptica empresarial- va més enllà de la simple gestió del risc comercial, ja que pretén aconseguir una convergència dels interessos del departament comercial amb els del departament financer i aconseguir un objectiu comú a tots dos: l'augment dels beneficis i l'increment de la rendibilitat de l'empresa. Per tant el credit management és un concepte molt més ampli que la tradicional gestió de riscos ja que suposa una revolució en la cultura empresarial.
La gestió tradicional del risc comercial
La gestió tradicional del risc comercial es limitava a comptabilitzar els comptes de clients, a la gestió dels mitjans de cobrament i a perseguir els impagats una vegada que s'havien produït. L'enfocament purament comptable, estàtic i reactiu caracteritzava a aquesta classe de gestió del crèdit de clients, la funció de crèdits es limitava a portar els comptes de clients i a recuperar els impagats que apareixien. No obstant això, es va produir certa evolució en les funcions de crèdit, de manera que va aparèixer el concepte de prevenció i avaluació del risc de crèdit. En aquest cas amb la incorporació d'aquesta nova idea, la funció de crèdit també analitzava i avaluava el risc de les operacions comercials i gestionava el risc de clients. No obstant això, l'òptica sota la qual es desenvolupava la funció de crèdit comercial era bàsicament financera i els criteris de tresoreria -les comptes de clients eren vistes només com una font de cash flow- i de seguretat -no calia córrer cap risc amb les vendes a crèdit- prevalien sobre qualsevol altre aspecte. El departament de riscos comercials estava clarament emmarcat dins de l'àrea financera, les polítiques de crèdit eren excessivament rigoroses i s'aplicaven criteris molt poc flexibles. En el fons els clients eren considerats com morosos potencials i els procediments de gestió del risc dificultaven les vendes i entorpien la tasca dels comercials. El cap de riscos era per als venedors un personatge sinistre que posava impediments en les seves tasques i limitava les seves operacions amb els clients. Aquesta situació -com era lògic- ocasionava freqüents enfrontaments entre el departament financer i el comercial ja que aquest últim considerava al servei de gestió de crèdits com un enemic dins de la pròpia empresa i les disputes eren constants.
La percepció del credit management
La percepció del credit management modern pretén superar aquesta visió miop de la gestió del crèdit comercial, incorporant un enfocament més comercial i introduint el concepte de màrqueting en la funció de crèdit a clients. L'objectiu final del credit management és maximitzar les vendes de l'empresa però garantint la bona fi de les mateixes, per tant ha d'afavorir la concessió de crèdits a clients en lloc d'obstaculitzar les vendes. El crèdit és en realitat una eina per augmentar les vendes i obtenir majors beneficis i ha de ser utilitzada de la manera més adequada.
El credit management no pretén eliminar el risc de les operacions comercials amb ajornaments de pagament, sinó avaluar-lo en la seva justa mesura i aprovar les transaccions a crèdit coneixent i assumint el risc que suposen. El risc derivat del crèdit comercial no ha d'espantar a les empreses, sinó que ha de ser considerat com un element que gestionat adequadament produeix importants utilitats. Per tant el departament de credit management deixa de ser un servei purament financer per ocupar un lloc de frontissa entre les funcions comercials i financeres. El credit management ha de ser una articulació que faciliti la convergència dels interessos de l'àrea comercial amb els de l'àrea de finances, per tant ha de ser el departament financer amb l'òptica més comercial.
Les metes del credit management
El credit management no vol un augment de les vendes a crèdit -i dels comptes de clients- per si sol, sinó que el crèdit a clients sigui rendible per a la companyia. Totes les empreses que adquireixen un bé d'equip fan la inversió amb l'objectiu que aquest sigui rendible. Per al credit management la inversió en comptes de clients ha de proporcionar rendibilitat a l'empresa. Els comptes de clients formen part d'una massa en continu moviment i són la font principal dels fluxos financers de l'empresa, per això el credit management ha de gestionar aquesta part de l'actiu circulant de forma activa i dinàmica, controlant els saldos vençuts i transformant-los en recursos líquids. Com tot director financer sap, la tresoreria és el combustible que impulsa l'empresa, i la seva gestió és fonamental per a la supervivència de la mateixa, però no cal oblidar que el credit management és la refineria que produeix diàriament el combustible que necessita la tresoreria . El management modern preconitza la importància dels fluxos de caixa en les empreses per assegurar la seva viabilitat, donant més importància al "cash flow" generat per les empreses que al benefici comptable que obtenen les companyies
De la mateixa manera que fa anys es va introduir en les empreses el concepte d'estoc zero, és a dir minimitzar les inversions en matèries primeres i components per a la fabricació, el credit management serveix per aplicar el principi de rebaixar les inversions en crèdits procedents de les vendes de productes o prestacions de serveis. Aquesta reducció no s'ha d'aconseguir disminuint les vendes a crèdit sinó accelerant el procés de cobraments dels saldos vençuts de clients, disminuint el termini mitjà de cobrament, i minimitzant el risc de les operacions a crèdit de manera que el percentatge de crèdits incobrables sigui el més baix possible. A més, mitjançant una correcta gestió proactiva del crèdit comercial és possible recuperar la majoria dels impagats i recobrar els crèdits morosos, evitant que passin a pèrdues per crèdits incobrables.
La situació actual del credit management a Catalunya
Encara són moltes les empreses que consideren que simplement reforçant les seves funcions de cobrament en els moments de crisi ja estan gestionant correctament els seus comptes de clients. Per aquest motiu moltes empreses encara no són conscients que cal implantar una estructura integral de credit management i no adoptar solucions d'emergència davant els problemes de morositat. Les empreses han de deixar de banda l'antiga tendència de recordar tan sols de Santa Bàrbara quan trona, i adoptar una cultura d'optimització dels recursos invertits en el crèdit comercial. La bona gestió del risc comercial no és limitar-se a reforçar els esforços de cobrament en les situacions de crisi, sinó establir una estructura de credit management dins de l'organització empresarial.
Per consiguient, existeixen encara pocs credit managers a les empreses i molts dels que estan en actiu no han aconseguit encara el ple reconeixement del seu paper dins de l'organització empresarial i l'assumpció de totes les seves responsabilitats i competències. Les empreses encara tenen una cultura patrimonial dels comptes de clients i encara falta que adquireixin el concepte que la gestió del crèdit comercial és un procés dinàmic i que pot crear un elevat valor afegit. Encara que en la majoria de les empreses la gestió de tresoreria ha evolucionat en els últims anys i s'han fet importants inversions en eines informàtiques i mitjans per potenciar la funció de "cash management", encara són poques les empreses que s'han adonat que les partides de clients del realitzable són la massa del circulant que més influeix en els fluxos de tresoreria, i que per tant és necessari crear departaments -o almenys un servei- de gestió del crèdit comercial al qual cal dotar de mitjans adequats per dur a terme les seves funcions.
Moltes empreses solen apasionar-se més per l'aspecte documental dels crèdits comercials, en el sentit que els interessa més aconseguir documents canviaris -lletres, pagarés, xecs del client que en el de transformar el més aviat possible uns drets de cobrament en fluxos monetaris. També les empreses solen preocupar-se molt més per l'aspecte jurídic de les operacions comercials, és a dir en tenir uns contractes que tinguin previstes totes les possibles incidències i en obtenir garanties que assegurin les transaccions -que sense cap dubte és important però no suficient per gestionar el crèdit- que en gestionar adequadament els saldos vençuts de clients i aconseguir el cobrament dels mateixos. Així mateix, la majoria de les empreses són reticents a l'hora de fer inversions en eines informàtiques adients per a la gestió del crèdit comercial i utilitzen sistemes informàtics totalment ineficaços per gestionar les necessitats del credit management. La visió excessivament comptable, reactiva i basada en els principis de l'auditoria més ortodoxa preval sobre la noció proactiva que persegueix maximitzar els fluxos de fons, i intenta aconseguir la ràpida transformació en disponible de l'realitzable invertit en partides de clients.
El credit management permet un millor finançament de l'empresa
Aconseguint cobrar més ràpidament dels clients, el credit management és una forma més barata, més fàcil i més disponible per obtenir liquiditat en una empresa que acudir a les entitats de crèdit a la recerca de passiu a curt. A més, té l'avantatge que millora l'estructura del balanç de l'empresa ja que aconsegueix disminuir les NOF (necessitats operatives de fons) gràcies a la reducció dels períodes mitjans de cobrament. Així mateix millora la solvència i l'aspecte general de l'estructura financera. Les tres aportacions financeres del credit management són:
• Optimització de la tresoreria i de la capacitat d'autofinançar-gràcies al flux de caixa generat
• Efecte liposucció en l'actiu corrent en reduir els comptes a cobrar de clients, millora de les ràtios de rotació, de rendiment de l'actiu i de rendibilitat econòmica amb el que l'anàlisi financera sortirà més afavorit
• Reducció dels costos produïts pels retards en la liquidació de factures i millor de la rendibilitat de les vendes.
Els objectius del credit management
• Els objectius que es persegueixen adoptant una estructura de l'credit management a l'empresa són:
• Contribuir a l'increment de les vendes atorgant crèdits als clients, però millorant la qualitat del risc de les operacions comercials i augmentant la cobrabilitat de les factures.
• Minimitzar el risc de crèdit comercial i descartar les operacions d'alt risc que poguessin provocar pèrdues.
• Marcar unes polítiques de crèdit i uns paràmetres ben definits de manera que totes les transaccions estiguin sotmeses a unes normes creditícies comuns.
• Minimitzar la inversió global en saldos de clients per tal de reduir l'actiu circulant total.
• Contribuir a reduir les necessitats de fons destinades a finançar els crèdits a clients i per tant a reduir el passiu exigible a curt amb cost financer.
• Evitar les pèrdues econòmiques produïdes per impagats i incobrables
• Contribuir al major grau de liquiditat escurçant el termini de cobrament de clients al mínim possible i accelerant la transformació del realitzable en fluxos monetaris.
Les competències del credit management
El credit management té cinc grans àrees de gestió:
• La prevenció dels riscos del crèdit comercial
• La gestió del crèdit en curs i el control del risc viu
• La resolució d'incidències i litigis comercials que bloquegen el cobrament de factures
• El cobrament de trànsit normal
• El recobrament d'impagats i recuperació de crèdits morosos
1) La prevenció dels riscos del crèdit comercial
La prevenció dels riscos del crèdit comercial comença amb l'obertura d'una línia de crèdit a un nou client, que ha de ser sempre una tasca realitzada en estreta col·laboració amb el departament comercial. El credit manager avaluarà la solvència i capacitat de pagaments del nou client, recollint totes les informacions internes i externes disponibles per tal de fer un anàlisi financer que li permetrà esbrinar si la solvència del futur client és suficient per assumir un risc de crèdit. En cas de ser exportacions a països emergents comprovar el risc polític del país de l'importador, així com el risc de canvi, el de manca de divises o el de prohibició de pagaments a l'exterior. A partir dels resultats de l'estudi, el credit manager donarà una classificació creditícia i obrirà un compte de crèdit. Amb les informacions proporcionades per l'equip comercial pel que fa a les previsions de compra del client i el termini de pagament previsional, el credit manager atorgarà un límit de crèdit adaptat a les circumstàncies del futur comprador i característiques del risc. Com a alternativa a la denegació del crèdit comercial el credit manager sol·licitarà garanties que condicionaran la concessió del risc (fiances, avals, documents canviaris). A més, el risc d'impagament pot ser reduït mitjançant la utilització de clàusules contractuals que protegeixin al proveïdor, com són la reserva de domini, la resolució del contracte per impagament, la suspensió del subministrament per retards en la liquidació de factures, les clàusules penals en cas de morositat. Així mateix, es poden sol·licitar pagaments a compte per reduir el risc real de l'operació.
2) La gestió del crèdit en curs i el control del risc viu
Aquest tipus de gestió suposa el seguiment permanent dels saldos vençuts i no vençuts de cada client i la seva comparació amb els límits de risc assignats. Mitjançant aquest procediment l'empresa podrà controlar l'evolució dels saldos, detectar situacions anòmales i prendre decisions per prevenir possibles impagats. En cas que el límit de risc es vegi excedit es poden bloquejar a temps les comandes en curs i no acceptar noves operacions fins que el client regularitzi la situació. Els possibles retards en el pagament dels saldos vençuts es poden detectar a temps i gestionar el cobrament.
- 3) La resolució d'incidències i litigis comercials que bloquegen el cobrament de factures
La resolució de les incidències i litigis comercials és un element clau per aconseguir el cobrament de les factures, ja que aproximadament entre el 20 i el 70% dels problemes de cobrament de les empreses són deguts a bloquejos en l'abonament de les factures ordenats per clients insatisfets que retenen el pagament com a conseqüències de deficiències que ha tingut l'empresa proveïdora en la qualitat del servei al client o a errors en la facturació de les comandes. Si se solucionen aquests litigis de manera satisfactòria i en un curt període de temps, és possible cobrar les factures retingudes.
4) El cobrament de trànsit normal
El cobrament de trànsit normal dels saldos vençuts serà molt més eficaç si la qualitat interna de l'empresa és bona i no hi ha disputes comercials amb els clients que frenen els cobraments. Un bon sistema de facturació que no demori l'emissió de les factures redueix notablement el cicle de cobraments. El credit management ha d'implantar circuits de cobrament àgils que facilitin els fluxos de diners i permetin el seu ingrés en tresoreria en el menor termini possible. Cal no oblidar que més d'un terç de les factures es paguen habitualment amb retard, de manera que el credit management té com a missió reduir aquest percentatge tot el que li es possible.
- 5) El recobrament d'impagats i recuperació de crèdits morosos
Els impagats han de ser reclamats de seguida i el departament de crèdits ha de negociar amb els deutors morosos una solució pragmàtica per recuperar el crèdit en mora. En moltes ocasions cal arribar a un acord transaccional amb el morós que permeti la recuperació total o parcial del deute, encara que sigui de forma fraccionada. En cas de no ser viable un acord amistós, cal estudiar la viabilitat d'una demanda judicial contra el morós.
Les sis funcions del credit management
El credit management ha de realitzar 6 funcions ben diferenciades dins de l'organització empresarial i que són:
- Una funció comercial i de relació amb els clients
El departament de credit management intervé activament en l'augment de la facturació de l'empresa utilitzant el crèdit comercial com a eina de vendes, participa a la resolució de les incidències i disputes comercials. I ha de negociar directament amb el client en cas de litigi comercial. El departament de crèdits concedeix o denega les vendes amb pagament diferit, actua en el bloqueig o l'alliberament de les comandes. Així mateix, treballa amb el departament comercial per a formar l'equip de vendes en qüestions relacionades amb el crèdit a clients i contacta directament amb els clients per negociar condicions de crèdit o avaluar el risc creditici.
- Una funció financera
El credit management participa junt amb la direcció financera a definir l'estratègia de riscos de l'empresa, així com les polítiques de crèdit i cobrament. També concedeix les línies de crèdit i marca els límits de risc per a cada client, realitzant el seguiment del risc en circulació i determina les condicions de pagament. El credit management és responsable del control i gestió dels saldos de clients, supervisant els saldos vençuts i cobrant-los de manera que redueix el volum de l 'actiu circulant invertit en comptes de clients, millorant el balanç de l'empresa i incrementant els fluxos financers. La reducció del realitzable en drets de cobrament suposa una disminució de les necessitats de finançament i el consegüent estalvi de costos financers. La disminució de les necessitats operatives de fons proporciona una reducció de l'endeutament a curt amb la consegüent minoració del passiu exigible a curt termini. Això es tradueix en una millor qualitat de l'estructura financera de l'empresa. Així mateix el credit management és el guardià de la rendibilitat de les vendes, controlant que es compleixin les condicions de pagament i evitant els retards en el cobrament de les factures i els impagats. La reducció de l'actiu circulant proporciona una millora en la ràtio rendiment (rendibilitat econòmica de l'empresa o ROA return on assets) de les empreses, ja que s'obté un millor resultat amb els mateixos beneficis gràcies a un menor actiu total. (Rendiment = BAII / Actiu total).
- Una funció jurídica
El credit management col·labora en la redacció dels contractes de venda o serveis i en les condicions generals de venda per reforçar la seguretat jurídica de l'empresa proveïdora. En els casos necessaris sol·licita garanties reals o personals als clients de l'empresa per assegurar el cobrament de les operacions i demana fiances bancàries o avals personals per a cobrir el risc. També s'encarrega de documentar les vendes de forma adequada, i d'aconseguir els instruments de pagament que puguin reforçar la posició jurídica del creditor. En cas que un deutor morós no vulgui arribar a un acord amistós, el departament de credit management s'encarrega de preparar el dossier i d'obtenir la documentació necessària que es lliurarà als advocats per a la presentació d'una demanda judicial i realitzarà el seguiment dels expedients litigiosos fins a la seva resolució.
- Una funció administrativa i comptable
En molts casos i es recomana que així sigui- el departament de credit management s'encarrega de la facturació i de la comptabilització dels comptes de clients. Alhora s'encarrega de l'aplicació dels pagaments, conciliació dels saldos de clients, control dels càrrecs enviats pels clients, confecció dels abonaments, enviament de les remeses als bancs posada en circulació dels efectes i presentació dels instruments de cobrament. El credit management també és responsable de comptabilitzar els clients dubtosos i de fer les dotacions a les provisions per insolvències.
- Una funció de control de gestió
En tenir la missió de resoldre els litigis i disputes comercials que bloquegen els pagaments, el credit management ha de realitzar un control de la gestió dels altres serveis relacionats amb el crèdit comercial i el servei al client, com són el departament comercial, el de l’administració de vendes, el de logística i el de producció.
- Una funció de tracte amb proveïdors de serveis
El departament de credit management s'encarrega de la relació amb els proveïdors de serveis com són les empreses d'informació comercial, les companyies d'assegurances de crèdit, les agències de recobrament de morosos, les empreses de serveis informàtics i els bufets d'advocats. El credit management ha de controlar els serveis prestats per aquests proveïdors i negociar les condicions econòmiques dels mateixos.
Les activitats del Credit Management
Les activitats més importants del Credit Management són:
1) Definir una estratègia de riscos preventiva coherent amb l'estratègia global de l'empresa
2) Concretar unes polítiques de crèdit i cobrament; escollir les condicions de pagament en funció de la naturalesa de l'activitat, del sector i de la tipologia de clients.
3) Millorar el coneixement del client no només a través del seu moviment de compte sinó el seu comportament de pagaments.
4) Posada en pràctica de mètodes i procediments de gestió de crèdit.
Els procediments més habituals són els que s'enumeren a continuació:
a) La investigació dels nous clients
La sol·licitud de l'obertura de nous comptes s'ha de fer sempre mitjançant un formulari estàndard que ha de realitzar el servei comercial. A això, cal afegir un informe comercial del futur client com a pas previ perquè el credit manager pugui fer l'assignació del límit de crèdit en funció de la qualificació de risc. Posteriorment es fa la incorporació de nou client al fitxer informàtic amb totes les dades.
b) Seguiment del risc de clients antics
Això inclou el control de saldos vençuts i no vençuts, la gestió de l’excés de límits de crèdit així com l'actualització i renovació d’informes comercials
c) Garanties de cobrament i cobertura risc
Cal aconseguir que tots els clients coneguin i acceptin les condicions generals de venda, que totes les transaccions comercials estiguin documentades mitjançant contracte, demanat i albarà de lliurament. Les operacions cobertes amb assegurances de crèdit han de complir els requisits de la pòlissa i dins dels límits de riscos assignats per la companyia asseguradora. Així mateix, establir les consolidacions i avals i les garanties addicionals com la reserva de domini.
d) Gestió dels riscos vius de clients
S'ha de realitzar un control abans d'acceptar una nova comanda, quan hi ha impagats o el client hagi sobrepassat el límit de risc. Cal fer llistats de clients amb crèdit bloquejat i relacions de comandes retinguts per incidències de pagament. També cal confeccionar estats mensuals detallats dels comptes de clients. Així mateix establir una vigilància per a clients d'alt risc.
e) Difusió interna de les informacions
S'ha de realitzar la comunicació als altres departaments d'informacions concernents al crèdit, la qual cosa inclou l'enviament per correu electrònic de comunicats als venedors, i memoràndums a la resta del personal via intranet.
f) Cobrament de factures i saldos vençuts
Inclou utilitzar els mitjans de cobrament més adequats a cada segment de clients, buscar instruments eficaços i barats i la gestió proactiva de cobrament abans del venciment
g) Prevenció impagats
Comprèn la detecció immediata d'incidències de cobrament, el seguiment i resolució de litigis comercials que bloquegen el pagament de factures, el control de processos administratius facturació; abonaments, càrrecs, ràpels
h) Recobrament d'impagats
Inclou la confecció d'una relació setmanal d'incidències de cobrament, la impressió d'un llistat de factures pendents de pagament i dels retards en la reposició de fons. Gestió immediata davant qualsevol retard en el pagament, prioritzant les accions segons imports i perfil pagador dels clients. També les accions de recobrament personalitzades per client i seguiment individual de cada factura. Així mateix, el control i seguiment diari de les promeses de pagament. La reclamació es realitzarà amb el suport d'un software especialitzat, amb la utilització de tots els instruments per al recobrament en acció combinada, progressiva i sinèrgica; carta, telèfon, fax, SMS, correu electrònic i visita personal. És convenient segmentar clients en funció de l'import degut i risc per a la visita directa. És imperatiu obrir expedient de cada client morós amb totes les dades obtingudes, comportament, còpia correspondència, promeses de pagament etc.
i) Posada en funcionament de les eines informàtiques i recursos tecnològics necessaris.
Consisteix en la utilització de programes informàtics que permetin conèixer al detall tots els comptes de clients i la seva situació exacta, l'ús de tecnologia internet per a rebre informació on line sobre clients. També la gestió i tractament electrònic de tots els documents relacionats amb el dossier del client, és a dir comandes, factures, albarans, notes de càrrec, abonaments, cartes.
El futur dels departaments de credit management
L'evolució del departament de credit management -en part afavorit per la reducció de costos i racionalització de funcions que practiquen les empreses- evoluciona cap a la reconversió dels departaments de credit management en serveis integrals al client que inclouen totes les fases des de la comanda fins al cobrament. La raó d'aquesta integració es troba en que el cobrament és un procediment final que acumula totes les deficiències que han ocorregut en les etapes anteriors de l'empresa, de manera que tot el procés que va des de la comanda fins el recobrament incideix en la part del circulant format pels comptes de clients. L'optimització d'aquest procés implica reduir les inversions en drets de cobrament i alliberar recursos per a l'empresa. La forma d'aconseguir aquest objectiu és tenir tot el procés des de la comanda al cobrament sota el control d'un sol departament de servei d'atenció al client.
El departament de servei d'atenció a clients -customer service- va més enllà de l'anàlisi del risc de les operacions comercials i de la gestió de cobrament, ja que integra totes les fases de relació amb els clients en un procés global que inclou:
• La recepció, i acceptació de les comandes
• El bloqueig o alliberament de les comandes
• L'atenció directa al client i seguiment de les comandes
• El procés de distribució, transport i lliurament de la mercaderia
• La recepció dels albarans i la facturació
• L'emissió de notes d'abonament
• L'emissió de documents per al cobrament
• La comptabilització dels comptes de clients
• La gestió d'incidències
• El recobrament dels impagats.
• L'anàlisi de la rendibilitat de les operacions
La creació dels departaments d'atenció al client permet a les empreses superar els clàssics problemes interdepartamentals entre comercial, logística, administració i crèdit i cobraments. L'existència d'un departament d'atenció al client que s'encarrega de dur a terme tot el procés des de l'arribada de la comanda cursada pel venedor fins a l'entrada del cobrament en la tresoreria, permet escurçar no només el procés de cobrament, sinó a més el cicle de maduració. El departament de servei al client amb una percepció global de la gestió pot evitar els retards i deficiències en el servei al client -que són els que provoquen un elevat percentatge dels retards en el cobrament- així com els errors i demores en l'emissió de factures o en els circuits de cobrament. Així mateix, aquest departament és qui millor pot conèixer la rendibilitat de les operacions i mitjançant comptes d'explotació específiques pot calcular la rendibilitat per client, per canal o per producte.
La responsabilitat i autoritat del credit management
El departament de credit management ha de ser l'únic responsable de la concessió i gestió del crèdit de clients i encara que tingui empreses de serveis que siguin estretes col·laboradores per avaluar el risc, com poden ser empreses d'informes comercials, asseguradores de crèdit i entitats financeres, la decisió d'atorgar crèdit a un client no es pot delegar mai a un tercer. La determinació de vendre a crèdit a un client és una decisió exclusivament interna de l'empresa proveïdora, qui ha de definir la seva estratègia de riscos i establir unes regles de funcionament que redueixin el perill que es produeixin impagaments però facilitant alhora el desenvolupament de la xifra de vendes.
El comitè de riscos
En un altre ordre de coses, com més elevat sigui el risc d'una operació, més cal concertar la decisió entre tots els departaments involucrats, o sigui: comercial, crèdits, finances i direcció general. Per això és aconsellable crear un comitè de riscos en el qual participin els respectius directius i on es prenguin aquest tipus de decisions.
Pere Brachfield
CEO Brachfield Credit & Risk Consultants
